Voorwaardelijke opmaak

Zonder VBA

Een van de leukste tools in Excel is zonder twijfel ‘Voorwaardelijke opmaak’ , te vinden in het menu: ‘Opmaak’.

Deze tool geeft vaak uw werkblad dat ietsje meer waardoor het ‘professioneel gaat lijken. Bovendien is het helemaal niet zo moeilijk als het lijkt.

Mogelijkheden:

• Je kan de opmaak van een cel wijzigen afhankelijk van de waarde in die cel, of de waarde in een andere cel.
• Voorwaardelijke opmaak werkt onmiddellijk, net zoals je van formules verwacht dat die onmiddellijk werken bij het wijzigen van een waarde in een cel.
• Voorwaardelijke opmaak heeft als doel om cellen te laten opvallen indien ze aan bepaalde voorwaarden voldoen
• Voorwaardelijke opmaak kan je eveneens afhankelijk laten zijn van cellen uit een ander werkblad. Maar… In dit geval moet je wel werken met namen.

Beperkingen:

• Er kunnen slechts 3 voorwaardelijke opmaken worden ingesteld per cel. Het is dus niet mogelijk om afhankelijk van de dag van de week een andere opmaak in te stellen (Dit zijn er immers 7)
• Indien je de voorwaardelijke opmaak laat afhangen van een cel op een ander werkblad, dan kan je geen gewone verwijzing gebruiken zoals: Blad1!A1.
• Via voorwaardelijke opmaak kan je noch het lettertype, noch de lettergrootte veranderen.

Verplichtte vaardigheden om goed met voorwaardelijke opmaak te kunnen werken:

De kracht van voorwaardelijke opmaak ligt vooral in het gebruik van formules

• Een goede kennis van de verschillende functies in Excel is zeker aan te raden. Indien je die niet hebt, kan je beter eerst één en ander over functies instuderen.
• Formules in voorwaardelijke opmaak moeten steeds als uitkomst WAAR of ONWAAR hebben. Zoals ook in vorig punt gezegd: je moet formules kunnen verzinnen die als uitkomst WAAR of ONWAAR hebben. WAAR heeft als resultaat dat de voorwaardelijke opmaak wordt toegepast.
• Ook zeer belangrijk is het verschil kennen tussen relatieve en absolute verwijzingen. Het verschil dus tussen b.v. A1; $A$1; $A1 en A$1

Met VBA:

Nadelen:

Ik begin hier met de nadelen, omdat ik vind dat die veel belangrijker zijn dan de voordelen. Bovendien moet de standaard functie ‘voorwaardelijke opmaak’ in Excel ruim voldoen voor hetgeen men wenst te bereiken.

• De gebruiker krijgt al bij het openen van het bestand de vraag om de macro’s in te schakelen. Ook al zijn deze macro’s enkel bedoeld voor een beetje opmaak.
• Het bestand wordt al veel zwaarder, en trager door het gebruik van VBA.
• Afhankelijk van de methode die men gebruikt is de voorwaardelijke opmaak verkregen door VBA:
• Minder betrouwbaar
• Trager

Voordelen:

Slechts één voordeel: Je bent niet meer beperkt tot 3 opmaken. Dit is meteen ook een nadeel, vermits voorwaardelijke opmaak bedoeld is om iets te verduidelijken. Een bonte verzameling van kleurtjes maakt de zaak echter verre van duidelijk.

Methoden:

Voorwaardelijke opmaak via VBA moet steeds aan een Event-macro gekoppeld worden.

Volgende Events zijn hiervoor bruikbaar:

1. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Excel.Range)
2. Private Sub Worksheet_Activate()
3. Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)

De eerste event verdient mijn voorkeur. Deze werkt telkens er iets in het werkblad gewijzigd wordt. Dit in tegenstelling tot de laatste methode, die in aktie treed telkens je de selectie wijzigt. Deze laatste event zorgt dus voor een constante belasting van uw systeem.

De tweede event belast het systeem het minste, maar treed pas in actie op het ogenblik dat je het werkblad activeert. Niet vroeger, maar ook niet later.

Bij het gebruik van de eerste en de tweede event heb je vervolgens de keuze om of alle cellen te controleren, of enkel de gewijzigde cel. Eerste methode neemt weer meest tijd en geheugen in beslag. Tweede methode is het minst betrouwbaar. Eerste methode zou ik dus absoluut niet gebruiken in combinatie met de derde Event.

Alle cellen controleren:

Dim x As Range

For Each x In ActiveSheet.UsedRange

Enkel de gewijzigde cel controleren:

With Target

Een voorbeeld van al deze zaken kan je hier bekijken.